Mejores prácticas de negocio, la ruta de las PyMEs

Somos la mayor fuerza productiva del país, técnicamente competente, pero enfrentamos serios problemas en la parte administrativa

El entorno económico para este 2011 según especialistas es favorable, en esta coyuntura el segmento de las Pequeñas y Medianas Empresas (PyMEs), debe aprovechar para adoptar las mejores prácticas e impulsar su negocio.

En el ámbito de las Tecnologías de la Información (TI), el pronóstico también es alentador, sin embargo es necesario que las unidades de negocio que participan en este mercado, sobre todo en la oferta de bienes y servicios tecnológicos, implementen procesos y políticas generales para que operen como instituciones fuertes.

Son tres las funciones vitales de una empresa: las ventas, las operaciones y la administración que operan como un trípode que debe ser balanceado. Si una falla, falla la empresa, así lo sugiere en el prólogo del libro de Patricia González, "Pequeñas Empresas, Grandes Instituciones", el presidente de CompuSoluciones, José Medina Mora Icaza.

En éste el ejecutivo también apuntó que el objetivo de toda organización productiva es mantener un negocio rentable, que logre sostener el empleo y el crecimiento.

Las pequeñas empresas cuentan con una ventaja, su flexibilidad para adoptar las prácticas de las grandes compañías y adaptarlas a su realidad sin restar velocidad a su negocio. El segmento está en la búsqueda de mejores opciones de desarrollo para alcanzar una mayor participación y competitividad en el mercado.

Mejores Prácticas

Las PyMEs o unidades de negocio están en la búsqueda de opciones de desarrollo que les proporcionen mayor participación y competitividad en el mercado, y en esta tarea deben considerar, dejar de ser entidades manejadas de forma cerrada para convertirse en organizaciones profesionales, plurales, transparentes y justas para todos los miembros que las integren.

El ingenio de los administradores y gerentes es el principal motor del cambio en las estructuras organizacionales y gestor de mecanismos innovadores como la planeación estratégica.

Para González una planeación estratégica por parte de los gerentes o directores es partir de un concepto básico "planear es pensar antes de actuar" y cualquier camino por el que se opte debe involucrar: el definir la misión, el aspecto financiero, los objetivos y las estrategias de clientes y productos, así como realizar una planeación por área de negocio -un análisis detallado como si fuera un negocio independiente-.

Una buena práctica en la PyME va desde normar una política de operación para todas las áreas: personal, gastos, compras, sistemas de información general (ventas, inventario, proveedores, garantías, pólizas de servicio y otras más, así como el asegurar que los principales procesos de la organización se automaticen y al mismo tiempo fijar normas de seguridad mínima para la operación técnica.

Entorno a la operación idónea de las PyMEs existen diversos postulados que apuntan a la necesidad de operar las mejores prácticas para asegurar que los procesos de la organización se automaticen; a continuación se enuncian algunas definiciones simples, pero que se consideran vitales para lograr que la empresa trascienda y mantenga una relación sana entre socios y la compañía.

Buena praxis en el negocio

De acuerdo con estimaciones del Banco Mundial, las Pequeñas y Medianas Empresas (PyMEs) generan 80% de los empleos en todo el orbe, el organismo sugiere que para garantizar su existencia este tipo de compañías debe contar con un equipo de trabajo integrado por personas capaces de convertir la información en decisiones y recopilarla fuera de la empresa.

Una vez conformado el equipo de trabajo, los pasos para realizar el proceso son los

siguientes:

Determinar qué procesos o áreas se desean mejorar esto es responsabilidad de empresarios y asesores, quienes deben preparar un calendario y un presupuesto para determinar los procesos de trabajo existentes en la organización. En este punto detectar e identificar en dónde están los problemas para operar mejoras y valorar la importancia de hacerlo.

También está llevar a cabo iniciativas de alto impacto que relaciona la ruta de ingresos en temas como el "ampliar la cobertura" y mejorar el valor al cliente", en esta acción se sugiere considerar la cobertura geográfica que se vuelve crítica.

En lo referente a las mejoras de desempeño que impacten en el negocio hay dos temas los ingresos y la eficiencia. En el primero y para crear iniciativas de alto impacto se debe practicar la ampliación de la cobertura en donde se destacan puntos como atraer nuevos clientes, nuevas geografías, diversificar el portafolios y las ventas multicanal. Así como mejorar el valor que implica maximizar el Retorno de la Inversión (ROI) de los clientes, subir las ventas, aumentar el ticket promedio, fortalecer la lealtad y mejorar la experiencia.

Respecto a la eficiencia esta conlleva dos aspectos, mejorar costos y optimar utilización; En materia de costos se sugiere reducir viajes, energía eléctrica, fraudes y consolidar estructuras. La utilización se orienta a satisfacer a los empleados y proveedores, maximizar el espacio, mejorar la transparencia y cumplir regulaciones.

Una organización debe considerar nuevos aspectos como son la claridad e importancia de las redes sociales. Datos estadísticos indican que 70% de los clientes de una empresa interactúan en redes sociales mientras que el 30% de las empresas están listas para ello en términos de estrategias, políticas y procesos.

Otra consideración sobre las redes sociales es que se han posicionado como novedosos canales de comunicación con un alto grado de información, estas se valen de las herramientas que utilizan para monitoreo, notificar, filtrar, categorización, responder y reportar por lo que aprovecharlas es parte ya de una mejor práctica para el negocio.

Sobre la seguridad de la información firmas especializadas en seguridad como Fortinent sugieren que el crecimiento acelerado de la información, el uso de las redes sociales y el surgimiento de los dispositivos móviles son los principales retos a considerar en materia de seguridad informática.

La firma apunta que el uso de redes sociales es el nuevo reto que enfrentan actualmente las empresas, sobre todo cuando 34% de los niveles directivos usan aplicaciones como Facebook y 23% de las compañías también recurren a ellas como herramientas de negocio.

Par evitar la fuga de información valiosa, robo de identidades y evitar la vulnerabilidad a ser foco de ataques maliciosos para minimizar los riesgos de seguridad informática está implementar una política definida sobre el uso de dichas redes dentro de la organización, reforzar políticas de confidencialidad de información, indicar a los usuarios finales sobre las precauciones a seguir al recibir archivos o invitaciones a aplicaciones dudosas.

También está dotar de seguridad a la red interna de la organización con firewall, filtro de web y antivirus para red entre otras aplicaciones.

Continuidad del negocio en general

En la gestión de continuidad se sugiere considerar que no es un proceso que pueda abordarse en un momento puntual y cerrado en el tiempo mediante el desarrollo de un plan, sino que requiere de un cierto mantenimiento.

Además, de la necesidad de contar con un plan formal, en la estrategia se debe afrontar la probabilidad de la ocurrencia de crisis o desastres o la falta de tiempo recursos y/o presupuesto de ahí la importancia de que cuenten con una estrategia o plan de continuidad bien definido.

Las buenas prácticas de actuación que facilitarán el desarrollo de las medidas de continuidad desde un punto de vista estratégico, táctico u operativo:

• Contar con el apoyo y compromiso de la dirección.
• Analizar a priori los riesgos a los que está sometida la entidad
• Definir los sistemas y aplicaciones críticos dentro del alcance
• Recurrir a asesoramiento externo
• Adquirir el Software y Hardware adecuados
• Evaluar periódicamente la eficacia y el rendimiento de las medidas implementadas

De acuerdo con las propias organizaciones, la adopción de las buenas prácticas comentadas facilita implantar eficazmente una política de continuidad y, consecuentemente, obtener beneficios tales como reducir los tiempos de respuesta ante
situaciones de crisis o controlar los posibles impactos financieros y operativos.

Fuente: infochannel.com.mx